1) Preocúpese por los asistentes;
2) Preocúpese por su personal; y
3) Preocúpese por usted mismo.
Es como organizar una cena
Yo le digo a mi personal que nuestro espacio en el puesto es nuestro hogar y es como si organizáramos una cena para nuestros amigos. Cuando uno organiza una cena, invita a sus amistades, les muestra donde colocar sus abrigos, les pregunta qué desean tomar y les presentan a los otros invitados de manera que se sientan cómodos y en confianza mientras usted atiende a los demás asistentes. Aunque el ambiente en un evento es muy diferente a una cena en su hogar, el modo de pensar es el mismo, y la actitud de “buen anfitrión” no debe ser distinta cuando usted representa a su empresa en una feria comercial. Es importante controlar el espacio del evento de manera que cualquiera que entre a su puesto pueda orientarse, hacer preguntas, tocar objetos, ver productos, y sentirse como un invitado bienvenido.Al interactuar con un invitado, no espere que éste inicie la conversación. Hágale las siguientes preguntas, de manera que usted tenga toda la información necesaria para poder ayudarle:
• ¿En qué trabaja?
• ¿Qué necesita para poder desarrollar su negocio?
• ¿Qué problema actual está solucionando?
• ¿Está buscando una solución nueva?
• ¿Cuáles son sus objetivos empresariales?
Es también importante añadir que usted nunca debe intentar responder una pregunta sobre su producto o negocio si no sabe la respuesta. Lleve al invitado a un representante adecuado o entréguele literatura útil, pero no finja que tiene el conocimiento.
Lidiando con “Dietas Especiales” (alias Asistentes Difíciles)
En cualquier feria comercial habrán asistentes difíciles, y una mala experiencia con un cliente enfadado puede dañar severamente el “encanto” de su evento. Por lo tanto, es extremadamente importante saber cómo tratar con estos personajes. El hecho es que uno no puede ignorar a ningún asistente. Uno tiene que atender tanto a la persona contenta como a la frustrada: ambas merecen su atención.Estoy segura que cuando usted llamó por teléfono a alguna empresa sufrió la temible transferencia y tuvo que explicar toda su historia, ¡solo para ser transferido de nuevo a otro representante! Como representante de evento, usted nunca querrá que su cliente sufra la misma frustración, y si usted no tiene el conocimiento que el cliente necesita para solucionar un problema, explíquele inmediatamente que usted no es la persona con la que necesita hablar, y haga que dicho cliente se comunique con un representante en el puesto que pueda resolver dicho problema. Si no hay otro representante disponible, asegúrese de que el cliente se vaya del puesto con la información de contacto de un representante de servicio al cliente que pueda ayudarle.
Usted tiene que ser una influencia tranquilizadora. Nunca muestre frustración ni furia. NO ES ÚTIL PARA NADIE en ninguna situación. Si usted es particularmente bueno para solucionar el problema del cliente, usted puede incluso ofrecerle su propia tarjeta de presentación, e insistir que se comunique con usted cuando usted vuelva a su oficina.
Sea Fácilmente Identificable
Un puesto de feria comercial no es muy diferente a una tienda minorista: los visitantes quieren saber quiénes son los empleados. Las placas de identificación no son suficientes ya que todos los asistentes también las tienen que llevar puestas. Para que los asistentes se sientan cómodos, es importante que uno sea fácilmente identificable y reconocido inmediatamente como el “anfitrión de la fiesta”. Esta relación es de “ida y vuelta” porque cuando un cliente se siente confiado y feliz de que usted sea la persona con la que necesita hablar, éste a su vez le hará sentir a usted más tranquilo y cómodo.
Cuide a su Personal
¡Para lograr un evento exitoso se requiere del esfuerzo de todos! Usted siempre debe estar pendiente de su personal. Un show puede ser física y mentalmente agotador. Para evitar que su personal no se hastíe, programe pausas y haga que todos las obedezcan. Si su sala de almacenaje es lo suficientemente grande, ponga algunas sillas, bocadillos saludables y agua. Si no lo es, identifique claramente el mejor lugar para descansar. Es de vital importancia crear un lugar, idealmente fuera de la vista de los asistentes, para que el personal se siente y se recupere por unos momentos.Asegúrese de que el vestuario de los miembros de su equipo les haga verse bien. Por ejemplo, no permita que las mujeres usen una camiseta cuadrada o camisa abotonada de hombre. Hay tantas opciones ahora para vestidos o cardigans con marcas que coordinarán bien.
En mi actual trabajo, los representantes de mi empresa han usado algunos de estos prácticos y divertidos artículos para que sean fácilmente identificables durante el show:
• Placas y botones de fácil identificación
• Bufandas de la empresa
• Cardigans de colores brillantes
• Pelucas de colores brillantes (no es mala idea divertirse... ¡siempre y cuando uno se haga notar!)
Nicole (centro) con otras representantes del equipo Roland DG en la SGIA 2016, divirtiéndose y haciéndose notar en el evento con sus divertidas pelucas reflejando la colorida campaña de marketing.
Cuídese a Sí Mismo
Ante todo, si usted es mujer, debe cambiarse los zapatos cada cierto número de horas. No espere tener un “milagroso” par de zapatos que le vaya a durar todo un día. El calzado femenino no está diseñado para permanecer de pie por varias horas a la vez, así que usted debe cambiarse de zapatos regularmente y aliviar los puntos de presión. Las sandalias (o flip-flops) no cuentan como zapatos de evento; sin embargo, usarlas al caminar desde y hacia la feria comercial puede ser de ayuda. Las sandalias de doble arco Rainbow son definitivamente las mejores.También recomiendo que usted se consienta antes de un show de manera que sienta la máxima frescura y seguridad en sus aspecto: yo, antes de cada evento, me someto a un proceso que incluye peluquería y manicure, de manera que me sienta “fabulosa” para el evento.
Qué No Hacer Mientras Se Está en el Puesto
Piénselo de esta forma: apenas alguien pisa la alfombra de su puesto, ese alguien se convierte en un invitado. Por lo tanto, aquí algunas reglas importantes para recordar:• No se olvide de saludar a toda persona que entre al puesto;
• Nunca dé la espalda al pasillo: usted debe mantener una vista completa de todos los que entren al puesto;
• No esté en grupos: es intimidatorio para los asistentes que quieran comunicarse; y
• No coma ni beba: el puesto no es el lugar para hacerlo, y no se ve bien ante la gente que entra al puesto
Hágalo todo con una Sonrisa
Durante la preparación y duración del evento, usted sin duda tendrá que lidiar con caos en abundancia. Como gerente de eventos, tiene que estar preparado para ser humilde y a la vez firme en su resolución de hacer que todo salga bien. Usted tiene que estar preparado para lo peor, y esperar lo mejor. Yo generalmente enfrento crisis pequeñas, como tranquilizar a un electricista enfadado que no quiere trabajar un domingo por la mañana mientras que al mismo tiempo me desplazo por el puesto con mi vestido y tacones altos tratando de conectar un micrófono para que el presidente de nuestra empresa pueda hablar a los asistentes.Lidiar con diferentes personalidades –como la del instalador molesto que quiere que usted le ayude para que se pueda ir lo más pronto posible, así como la del visitante importante que espera que usted se dé el tiempo de mostrarle todo– puede ser abrumador. Usted tiene que atender todas estas situaciones con gracia y una sonrisa.
Usted debe ser un solucionador de problemas y a la vez ser respetuoso con cada persona que usted encuentre durante todo el show, ya que todos son partes importantes. Desde el conductor del camión y el proveedor de comida hasta el ejecutivo, cada uno reaccionará de una forma distinta ante usted, pero la única personalidad que usted puede controlar es la suya, así que ésta debe mantenerse incólume. Sea como un camaleón: cambie el “color” de su modo de pensar antes de encarar cada situación.
Al Final
Ser un gerente de eventos es un trabajo desafiante, entretenido y gratificante. Una profesión como esta puede ser como fuegos artificiales: con momentos de gran emoción, energía e intensidad mientras el evento transcurre, pero uno se derrumba cuando termina. Un gerente de eventos tiene que mantener un control total de sus emociones durante el show y luego simplemente liberar dichas emociones cuando el show concluye. Incluso he llorado cuando me voy de un evento ya que el final es una gran mezcla de emociones: alivio, cansancio, orgullo y tristeza porque todo ya ha acabado. Y luego viene el siguiente evento...- Usted puede conocer a Nicole y otros asombrosos miembros del equipo de eventos Roland DGA en un show cerca de usted. Vea nuestro Calendario de Ferias Comerciales Roland DG sobre nuestros shows de impresiones y letreros, textiles y vestimentas, equipos dentales, máquinas de fabricación 3D y otros.
